Mektup/E-Posta Gönderirken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Mektup ve E-Posta Gönderirken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Mektup Yazarken Kullanılan Hitaplar

• Samimi yazışmalarda;
  “Sevgili Kardeşim”
  “Değerli Dostum”
• Resmi yazışmalarda;
  “Sayın Meclis Başkanı”
  “Sayın Kaymakam”
• Sosyal değeri olan yazışmalarda ise;
  “Beyefendi/Hanımefendi” hitap şekli kullanılır.

Mektup Zarfları

• Mektup kâğıdı ve zarflarında genelde beyaz veya krem rengi tercih edilir.Ancak samimi ve özel durumlarda isteğe-anlama göre de çeşitli renkler kullanılır.
• Mektup kâğıdı ve zarfı kirli, buruşuk olmamalıdır.Yalnız erkeklere gönderilen zarfın üzerine “Sayın” ardından “ad-soyad”yazılır. (Sayın Tamer Korkmaz)
• Kadınlara gönderilen zarfın üzerine “Sayın Bayan” ardından “ad-soyad”yazılır. (Sayın Bayan Fulya Sönmez)
• Çeşitli kademelerde görevli, unvanı olan, makam ve mevki sahibi kişilere gönderilen zarfların üzerine ise önce unvan yazılır.
  (Prof. Dr. Sayın Nilgün Kutlu)
  (Belediye Başkanı Sayın Metin Önal)
  
• Bitirirken; “Sevgilerimle” ya da “En iyi dileklerimle”
• Resmi yazışmalarda; “Saygılarımla”
• İmza kısmına isim ve soyadı yazılması uygundur. Yazan, çift olarak imzalıyorsa “Tuğba ve Yücel Görgülü” şeklinde yazılabilir.

E-POSTA

Günlük yaşantımızda geçerli olan görgü kuralları internet ortamında da geçerlidir.

• E-posta metni en kısa cümlelerden oluşmalıdır. Ancak, bu cümleler anlatacaklarımızı tam olarak ifade edebilmelidir.
• Tıpkı mektupta olduğu gibi başlangıcında bir hitap sözü olmalı, iyi dileklerle bitirilmelidir. Ayrıca sizi tanıtan bir elektronik imza veya ad-soyad yazılmalıdır. Burada e-posta adresinizin karşı tarafta görünür olmasına güvenilmemelidir çünkü bazı e-posta adresleri kişiyi tam olarak tanımlamaktan uzak kalabilmektedir.
• Zaman kaybına neden olabilecek bilgiler ve dosyalar göndermekten kaçınılmalıdır.
• Gelen e-postalar mümkün olduğunca zamanında cevaplandırılmalıdır.
• E-postalarda ve cep telefonlarında gönderilmek üzere yazılan yazılar genelde oldubittiye getirilmektedir. Noktalama işaretlerine uyulmadığından ve gereksiz kısaltmalar yapıldığından yanlış anlaşılmalarla sonuçlanabilmektedir.
• Mektup yazarken gerekli yerler haricinde büyük harf kullanmayız.
• Ancak e-postada ve cep telefonunda bu kurala pek uyulmayarak zaman zaman metnin tamamı büyük harfle yazılır. Bu yazı şekli,karşı tarafın kendisine bağırdığınızı düşünmesine neden olur.
• E-posta gönderirken başlık kısmına koyacağınız açıklayıcı bilgi karşı tarafın işini kolaylaştıracaktır.
• E-posta metnini yazarken bilgisayarınızdaki özel programları kullanmak yerine genel bilgisayar yazı programlarını tercih edin.Yoksa gönderdiğiniz e-posta karşı tarafın bilgisayarında açılmayarak veya geç açılması sebebiyle kullanıcı tarafından silineceğinden sonuca ulaşamayabilirsiniz.
• E-posta adresleri kişiye özeldir. Bu nedenle aynı anda yaptığınızçoklu, grup gönderimlerde e-posta adreslerinin görünmemesini sağlamalısınız. Bunun için de BCC (görünmez karbon kopya) alanını kullanmalısınız.
• Başkasının bilgisayarını kullanırken dosyalarını, belgelerini karıştırmak, bunlar üzerinde değişiklik yapmak, silmek doğru bir davranış değildir.
• Sosyal paylaşım sitelerinde arkadaşlık:Uzun zamandır görüşmediğiniz birine arkadaşlık isteği gönderirken sizi hatırlamasına yardımcı olacak birkaç cümle eklemek yerinde olur.
• Sanal ortamda paylaştığımız bilgiler, istemediğimiz kişilerin eline geçebileceğinden bu konuda fazlasıyla hassasiyet gösterilmeli, “ne kadar az bilgi, o kadar iyi” prensibiyle hareket edilmelidir. En azından size ait bilgiler için, paylaşacağınız kişilere sınırlama getirebilirsiniz.
• Sanal hayatın serbestliği başınızı döndürmesin. Kimse görmese,kimse duymasa bile doğru şekilde davranabilen kişi gerçek olgunluğa ulaşmış demektir.

Kaynakça:Alıcı,Akın.(2012) Yeni Görgü Kuralları.Elma Yayınevi